Hvilke administrative oppgaver lønner seg å automatisere?

De fleste bedrifter automatiserer feil oppgaver først — de mest synlige, ikke de mest lønnsomme. En oppgave som irriterer deg er ikke nødvendigvis den som koster mest.

Spørsmålet er ikke kan vi automatisere dette, men bør vi. De to er ikke det samme.

Regnestykket bak en lønnsom automatisering

En automatisering lønner seg når tiden den sparer er verdt mer enn det den koster å sette opp og vedlikeholde. Det høres opplagt ut, men de fleste hopper over selve regnestykket.

Tre tall avgjør:

• Hvor ofte gjøres oppgaven? Ti ganger om dagen slår én gang i måneden.
• Hvor lang tid tar den hver gang? Også småoppgaver teller når de gjentas.
• Hvor mye koster det å automatisere? Oppsett, verktøy og vedlikehold over tid.

En oppgave på fem minutter du gjør tjue ganger i uka, er nesten to timer. Over et år er det over nitti timer. Det er den slags skjult kostnad som gjør tilsynelatende kjedelige oppgaver til de beste kandidatene.

De administrative oppgavene som oftest lønner seg

Hos små bedrifter går de samme oppgavene igjen som tidlige, trygge vinnere:

• Datainntasting mellom systemer. Å skrive det samme inn to steder — fra e-post til regneark, fra skjema til CRM — er rent tap.
• Sortering og merking. Innkommende e-post, fakturaer, henvendelser. Regelstyrt og hyppig.
• Påminnelser og oppfølging. Det ingen rekker å huske: forfall, fornyelser, kunder som ikke har svart.
• Standardsvar. Spørsmål om priser, åpningstider og leveringstid som ligner hverandre uke etter uke.
• Rapportutkast. Tall som skal hentes fra flere kilder og settes sammen til noe lesbart.

Det disse har til felles er at de er hyppige, følger et mønster, og ikke krever skjønn for å gjøres riktig.

Oppgavene du bør la stå i fred

Like viktig er det å vite hva du ikke skal røre. Noen oppgaver koster mer å automatisere enn de noensinne sparer:

• Sjeldne engangsoppgaver. Den store årsrapporten er ikke verdt et oppsett du bruker én gang.
• Oppgaver som krever skjønn. Vanskelige kundesamtaler, prising av et uvanlig oppdrag, vurderinger med ansvar.
• Oppgaver der reglene endrer seg stadig. Hvis mønsteret ikke står stille, må automatiseringen bygges om hele tiden.

Når en oppgave krever at et menneske tar ansvar for utfallet, er det mennesket som er poenget — ikke en flaskehals å fjerne.

Den enkle prioriteringen

Du trenger ikke et avansert verktøy for å velge riktig. Still tre spørsmål om hver oppgave:

1. Gjør vi denne ofte?
2. Følger den et fast mønster?
3. Er det greit at den gjøres uten skjønn, eller med en rask menneskelig sjekk?

Tre ja betyr en god kandidat. Et nei på et av dem betyr at du bør tenke deg om — eller la den vente.

Begynn med én

Den vanligste feilen er å ville automatisere alt på en gang. Velg den ene oppgaven som scorer høyest på hyppighet og lavest på skjønn, og start der. Når den sitter og du ser tiden den faktisk frigjør, tar du neste.

Bedrifter som prøver å automatisere ti ting samtidig, ender ofte med å fullføre ingen av dem.

Vil du se hva de repeterende oppgavene faktisk koster deg i året, kan du regne på det med tidstyv-kalkulatoren — eller ta en kort prat om hvilken oppgave som er verdt å starte med hos deg.